CSE
Professional LevelSub-Professional Level
Practice Exams

Filing Systems & Records Management (Sub-Professional)

Orderly record-keeping is the backbone of government efficiency.

Sa madaling salita: Ito ay tungkol sa kung paano itinatago at inaayos ang mga dokumento sa gobyerno para madali itong mahanap pag kailangan na.

Part 1: Main Types of Filing Systems

There are several ways to categorize and store information depending on the office's needs.

A. Alphabetic Filing (A-Z)

Inaayos base sa pangalan ng tao o kumpanya.

  • Government Example: 201 Files (Personnel records).
  • Hack (Ibig sabihin): Pinaka-common ito. Naka-arrange ang files base sa apelyido.

B. Numeric Filing (1, 2, 3...)

Inaayos base sa numero.

  • Key Requirement: Kailangan nito ng alphabetic index (parang logbook) para malaman kung anong numero ang para sa anong pangalan.
  • Spotlight: Terminal Digit Filing: Binabasa ang numero mula kanan pabalik sa kaliwa.
    • Example: # 85-13-24. Unang titingnan ang drawer #24.

C. Geographic Filing

Inaayos base sa lokasyon (Region, Province, City).

  • Example: Land surveys ng DENR.

D. Subject Filing

Inaayos base sa paksa o topic.

  • Example: Folders para sa "Budget", "Infrastructure", o "Leave Applications".

Part 2: The 5 Steps of Filing

Tandaan ang workflow: "I Can Code, Sort, & File!"

  1. Inspect: I-check kung may "release mark" o pirma na pwede na itong itago.
  2. Index: Mag-isip: "Saan ko ito dapat ilagay para mahanap ko uli?"
  3. Code: Sulatan o markahan ang dokumento ng kanyang category.
  4. Sort: Pagpangkat-pangkatin muna ang mga magkakasama (ex: lahat ng 'A' pagsamahin) bago pumunta sa cabinet.
  5. File: Ipasok na sa tamang folder.

Part 3: Records Life Cycle

All records go through a predictable cycle from creation to final disposal.

Base sa R.A. 9470 (National Archives Act):

  • Archived: Itatago nang matagal kung may historical value.
  • Destroyed: Sisirain (shredding) kung lipas na ang "retention period" o hindi na kailangan.

Practice Questions

1. A hospital organizes records by patient number for privacy. Which system is this? A. Alphabetic B. Numeric Answer: B. Hack (Ibig sabihin): Numeric system ang gamit kapag ID number o account number ang identifier.

2. What step follows Indexing? A. Inspecting B. Coding C. Sorting Answer: B. Hack (Ibig sabihin): Matapos mong isipin kung saan ilalagay (Index), kailangan mo itong markahan (Code).

3. What do you call the marker placed when a folder is borrowed? A. Cross-Reference B. Out Guide Answer: B (Out Guide). Hack (Ibig sabihin): Ito ay parang placeholder para alam kung sino ang kumuha ng file.

Tip: Numeric filing is best for large volumes of documents. (Ang numeric filing ang pinaka-okay kapag sobrang dami na ng records.)